Archiviazione Digitale
L'archiviazione digitale consiste nella trasformazione di un documento cartaceo in un immagine (normalmente in formato pdf o tif), a cui viene assegnato un indice univoco.
La combinazine di questi due elementi ci permette di effettuare una semplice ricerca con il nostro pc e richiamare l'immagine senza doverci scomodare per recuperare il documento fisico.
Con gli attuali strumenti di lavoro presenti nei nostri uffici (posta elettronica, software gestionali, smartphones e tablet), è sempre più sentita l’esigenza di raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire le informazioni secondo modalità digitali. La fruibilità di un documento in formato elettronico diventa quindi non solo una esigenza dovuta al recupero dello spazio nel nostro archivio o alla tempistica nella ricerca dell'informazione ma anche e sopratutto una metodologia di lavoro degli uffici moderni, si pensi ad esempio tutti i casi in cui il fax viene sostituito dalla posta elettronica.
A partire dai documenti in formato digitale, è inoltre possibile realizzare l'archiviazione sostitutiva attuando le procedure previste dalla normativa di legge (apposizione della marca temporale e della firma digitale).
Il documento così ottenuto assume validità legale ed è possibile procedere alla distruzione dell'originale cartaceo.
Affidare la digitalizzazione dei vostri archivi a Sinecharta significa scegliere un service che lavora con professionalità.
Siamo in grado di digitalizzare documenti con i formati più disparati grazie all'ausilio di tecniche professionali e supporti ottici di sicurezza tecnologicamente all'avanguardia.
Il processo di digitalizzazione
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1) Progettazione
La prima fase viene generalmente svolta nella sede del cliente dove i documenti da archiviare vengono sottoposti ad un analisi preliminare per permettere di realizzare un progetto di archiviazione adatto alle esigenze del committente.
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2) Acquisizione del materiale e preparazione alla scansione
Un nostro addetto si reca presso la sede di archiviazione fisica dei documenti per prelevare la quantità concordata. Il documento viene quindi controllato ed eliminati eventuali elementi metallici di intralcio alla scansione.
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3) Scansione
La scansione del documento avviene tramite i nostri scanner professionali provvisti di tecnologie adatte all'ottimizzazione dell'immagine. Particolari accorgimenti e strumenti vengono adottati in questa fase per garantire la corretta digitalizzazione del singolo documento.
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4) Indicizzazione
Tramite il nostro software di acquisizione siamo in grado di utilizzare varie routines di controllo come i controlli di digitazione, controlli a campi incrociati, ed inserimento delle informazioni in una struttura dati predefinita ed associata all tipologia documentale.
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5) Controllo Database
Questa ulteriore fase di controllo ha il compito di verificare l'integrità dei dati elaborati, e la corretta assegnazione degli indici ai documenti.
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6) Pubblicazione
Database e immagini vengono inseriti nel nostro software di consultazione che può essere installato presso il cliente, o su richiesta, pubblicato nei nostri servers Web.
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7) Archiviazione e backup
I sistemi cloud di Sinecharta offrono server blindati ad elevate performance, ed i nuovi archivi digitali sono sottoposti a controlli e backup periodici.
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8) Formazione ed assistenza
La capacità di venire incontro alle diverse e mutevoli esigenze del cliente nel corso dell'utilizzo dei nostri prodotti è una delle fasi che riteniamo più importanti.